Trzy kroki do uwolnienia potencjału listy płac

Lista płac: stagnacja czy rozwój? Nowe spojrzenie na wynagrodzenia.

Czy wiesz, że wynagrodzenia stanowią od 50 do 60 procent wydatków biznesowych firmy?¹ To zbyt duże koszty, aby można je było zignorować. Ten bezpłatny przewodnik ADP po optymalizacji listy płac pokazuje, jak przekształcenie listy płac w trzech krokach (lub fazach) może przynieść firmie korzyści zarówno w sferze kultury bizensowej, jak i na płaszczyźnie komercyjnej.

Trzy kroki transformacji

Najlepszym sposobem na uniknięcie zakłóceń i uzyskanie wymiernych rezultatów podczas przekształcania listy płac jest podzielenie tego procesu na etapy. Zacznij od optymalizacji, aby wyeliminować nieefektywność. Wówczas w sposób naturalny pojawi się odpowiednia widoczność i elastyczność:

Po omacku czy według planu?

Aby zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji, przewodnik zaleca zlokalizowanie słabych obszarów w firmowej obsłudze listy płac. Być może rozpoznasz problemy związane z niską jakością danych, powolnym reagowaniem na kwestie zgodności z przepisami lub poleganiem na procesach ręcznych? Aktualizacja systemów obsługi listy płac oraz automatyczne aktualizacje zgodności oprogramowania z przepisami zmniejszą nakład pracy związany z płacami i zapewnią widoczność całego procesu. Zespoły zajmujące się płacami i kadrami będą miały więcej czasu, aby skupić się na działaniach strategicznych zamiast mozolnie wykonywać prozaiczne zadania administracyjne.

Rozwiązanie wewnętrzne czy outsourcing?

Po pierwsze musisz zdecydować, czy chcesz zarządzać listą płac we własnej firmie, czy też zdecydować się na usługę zarządzaną. Pragnienie zachowania kontroli? Rozwiązanie wewnętrzne może wydawać się lepszą opcją. Jednak dzięki zarządzanym usługom płacowym oszczędzasz czas i pieniądze, wspierając swoją firmę w kwestii zobowiązań wynikających z przepisów, zwiększając elastyczność i, gdy tylko zajdzie taka potrzeba, niwelując różnice pomiędzy potrzebami a faktycznymi kompetencjami pracowników. Jeśli wahasz się, którą opcję wybrać, może dokładnie zastanów się nad poziomem odpowiedzialności, jaki Twój zespół płacowy może w komfortowy sposób wziąć na swoje barki.

Wybór rozwiązania globalnego

Być może jesteś wśród 60% specjalistów ds. płac, którzy uważają, że model z globalną listą płac przyniósłby korzyści Twojej organizacji.² Tymczasem, jak podkreślono w przewodniku, wiele firm doszło do rozwiązania „łatanego”, polegającego na stosowaniu różnych systemów obsługi listy płac w różnych krajach. Przed wybraniem jednego systemu globalnego przeanalizuj, czy występuje powielanie się procesów w ramach globalnej i lokalnej obsługi listy płac. Wybierz jeden globalny system płac i pozwól regionom na dostosowanie się zgodnie z potrzebami, a Twoja firma zacznie oszczędzać pieniądze.

70% procesów dotyczących globalnej listy płac można zautomatyzować poprzez konsolidację zarządzania na jednej platformie.³

Ręcznie czy w sposób cyfrowy?

Prowadzenie listy płac w sposób ręczny jest obarczone ryzykiem, a wszelkie przestoje lub błędy mogą być kosztowne i pochłaniać wiele czasu. Skoncentruj się na automatyzacji prostych czynności, w przypadku których istnieje mniejsze prawdopodobieństwo błędu, zachowując udział pracowników w realizacji bardziej złożonych zadań, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami lub kontrola jakości. Postępuj zgodnie z poniższymi procedurami, aby pomóc w migracji z ręcznej obsługi listy płac do środowiska cyfrowego:

• Automatyzacja czasochłonnych zadań: sztuczna inteligencja automatyzuje zbieranie danych i śledzenie czasu pracy, zapewniając analizy i raporty w czasie rzeczywistym
• Cyfryzacja zadań dotyczących dokumentów papierowych: zmniejszenie złożoności oraz liczby błędów związanych z procesami ręcznymi, przy jednoczesnej oszczędności kosztów przechowywania i zabezpieczania dokumentów papierowych
• Wprowadzenie dodatkowych funkcji do systemu płacowego: oszczędność czasu i pracy zespołu płacowego poprzez integrację zasad, na przykład dotyczących płatnych urlopów

Konsolidacja listy płac w celu zapewnienia widoczności

Połączenie platform płacowych w jedną zwiększa widoczność w całym zakresie, dlatego łatwiej jest zauważyć trendy i uzyskać wgląd w szczegóły. Obecnie dyrektorzy finansowi używają arkuszy kalkulacyjnych średnio przez 2,24 godziny dziennie.⁴ Pełna integracja między systemami HR, płacowym i ERP pozawala wszystkim w firmie uzyskać pełny obraz. W rezultacie lista płac przeobraża się z funkcji biznesowej w czynnik strategiczny. Ponadto dzięki konsolidacji ograniczasz koszty, przestając płacić za narzędzia, których firma nie używa.

Raportować czy zgadywać?

Dzięki usprawnionej i zintegrowanej liście płac, Twoja firma będzie miała dostęp do większego poziomu szczegółowości. Możesz tworzyć raporty dotyczące zarządzania wydatkami, ewidencji czasu pracy, urlopów i nieobecności. Zespoły w Twojej firmie będą mogły łatwiej zarządzać pracownikami w skali globalnej, wykorzystując inteligentne analizy danych w procesie podejmowania kluczowych decyzji.

Wciąż wahasz się przed wykonaniem odważnego kroku? Oto jak można wykorzystać raporty płacowe w celach strategicznych:

• Korzystanie z globalnej perspektywy rzeczywistych kosztów pracowniczych do świadomego planowania na przyszłość
• Usprawnienie procedur zatrudniania dzięki analizom pozwalającym określić efektywność kosztową pracowników tymczasowych
• Zatrzymanie kluczowych pracowników po stworzeniu modelu wynagrodzeń i nagród motywujących pracowników
• Poprawa produktywności poprzez wykorzystanie danych płacowych do analizy wyników poszczególnych działów
• Wprowadzanie równości i różnorodności wraz z niwelowaniem różnic płacowych związanych z płcią, a także wspieranie różnorodnych talentów
• Śledzenie wskaźników KPI w celu monitorowania, jak comiesięczne operacje płacowe wypadają na tle konkurencji

Uzyskanie prawdziwej elastyczności

Jak wprowadzić w firmie prawdziwą elastyczność? Dzięki cyfrowej liście płac, zoptymalizowanej pod kątem potrzeb firmy oraz z całkowicie widocznymi i zintegrowanymi danymi. Dodatkowo pojawią się następujące korzyści:

• Realizacja planowania strategicznego, dzięki łatwemu dostępowi do dokładnych danych i zestawień w obszarze listy płac, tak aby podejmować właściwe decyzje i zawierać dobre sojusze
• Zwiększenie satysfakcji pracowników, ponieważ elastyczną listę płac można lepiej dostosować się do nowych sytuacji, takich jak wprowadzanie zmiennego czasu pracy oraz pracy zdalnej
• Reagowanie na zmiany dotyczące zachowania zgodności z przepisami, z elastyczną listą płac umożliwiającą zespołom szybką adaptację
• Zarządzanie pracownikami w skali globalnej dzięki widoczności płac i innych kosztów, przez co organizacje mogą szybko odpowiadać na wyzwania w skali całego świata

W przypadku organizacji, które podejmą ten z niezwykle istotny kolejny krok, obsługa listy płac będzie miała potencjał dostosowywania się do zmian i napędzania przyszłego wzrostu.